Privacy- en Voorwaardelijkheidsverklaring

Top Vakantie vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en privacy en het verstrekken van correcte informatie. Onze manier van werken werd opgenomen in onze Privacy policy en Disclaimer.

Privacy policy

Top Vakantie vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en privacy. We zetten ons in voor de bescherming van alle gegevens die ons (via onze website en app) verstrekt worden in overeenstemming met de voorschriften van de GDPR. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe deze verwerkt worden.

Top Vakantie vzw volgt daarbij de wetgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe doen we dat concreet?

Waarom verwerken wij jouw (persoons)gegevens?

1. Opdat jij of jouw kind kan deelnemen aan de activiteiten van Top Vakantie vzw (= uitvoering overeenkomst).
2. Om jou nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen over activiteiten van Top Vakantie vzw (= toestemming betrokkene).
3. Voor analyses met betrekking tot subsidiëring door de overheid (= wettelijke verplichting). 
4. Voor marketingredenen (= gegevens met betrekking tot het gebruik van onze website, social media en app).

Welke gegevens bewaren we?

Voor bovenstaande doelstellingen vragen wij je om de volgende gegevens te bewaren en te verwerken: 

1. Ouders of verantwoordelijken en begeleiders zijn meestal profielhouders en dus ook de klant aan wie de factuur, het fiscaal attest en het medisch attest voor de tegemoetkoming via de mutualiteit voor activiteiten moet opgemaakt kunnen worden. Aan hen vragen wij bij de inschrijving van een kind volgende gegevens: voornaam, familienaam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, gemeente, gsm, telefoonnummer, e-mailadres, naam en telefoonnummer extra contactpersoon, aantal reservaties, aantal kinderen, papieren of digitale post ontvangen, ingeschreven op, laatste login, aantal logins, datum in boekhouding en status.
   Tijdens het gebruik van onze Top Vakantie-app slaan wij ook nog het Model en ID van het apparaat van de gebruiker op. Deze wordt gebruikt voor de login-functionaliteit.
2. We verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of verantwoordelijke. Onze inschrijvingsmodule is bovendien zo opgebouwd dat elke ouder/verantwoordelijke zelf de gegevens van het/de kind(eren) in ons systeem steekt en beheert. Voornaamste redenen hiervoor zijn: om kinderen effectief te kunnen linken aan een kampinschrijving en om de noodzakelijke extra info te verkrijgen (bvb. medische gegevens = vitaal belang). Over hen vragen wij volgende gegevens: voornaam, familienaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres en gsm (= geen verplicht veld en dus enkel indien wenselijk of beschikbaar), e-mailadres ouder/verantwoordelijke, klantnummer ouder/verantwoordelijke, ziektes, laatste inenting tetanus, medicatie vereist tijdens het kamp, allergie, bloedgroep, nuttige informatie, noodnummer (= bereikbaar tijdens de kamptijden).
3. Van onze begeleiders die 15 jaar of ouder zijn verzamelen we volgende gegevens wanneer ze actief worden in de organisatie (via inschrijving voor een cursus of via een informatiefiche): voornaam, familienaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres, gsm, vaste telefoon, nationaliteit, rijksregisternummer, IBAN-nummer, werksituatie, studieniveau, adres, woonplaats, studies/diploma’s/relevante ervaringen, talenten, of ze de nieuwsbrief wensen te ontvangen, werkgeschiedenis, competenties (= feedback van kampverantwoordelijken per kamp die ze gegeven hebben), laatste login, aantal logins, datum inschrijving, status (actief/passief).
4. Mensen zonder klantprofiel, maar die zich apart willen inschrijven om de nieuwsbrief te ontvangen, vragen wij enkel om volgende gegevens: voornaam, familienaam en e-mailadres. 
5. Afhankelijk van het soort kamp (cursus, met of zonder overnachting of een event) kan bijkomend volgende gegevens gevraagd worden: eetvoorkeur (vegetarisch ja/nee, medisch dieet), lengte, gewicht en schoenmaat.
6. Van onze relaties houden wij enkel contact- en adresgegevens bij. Dit relatiebestand bestaat uit onze partners, scholen, ex-personeel, stagiairs, sympathisanten. 
7. Marketinggegevens en gegevens met betrekking tot het gebruik van onze website, social media en app van bezoekers: marketingvoorkeuren, verzoeken tot opt-in en opt-out, posts op sociale mediatoepassingen die we gebruiken, browsertype, voorkeurtaal, IP-adressen, enz.
8. Foto- en beeldmateriaal die wij van deelnemers en begeleiders op onze activiteiten maken, worden apart bewaard op een fotoserver. Een selectie van foto’s en eventueel beeldmateriaal wordt tijdelijk en mits toestemming online geplaatst op onze Top Vakantie-app met als doel ouders/verantwoordelijken, deelnemers en begeleiders deze ter beschikking te kunnen stellen. Daarnaast kunnen zij uitsluitend gebruikt worden om ons toekomstig of lopend aanbod te promoten online (website, social media en app) en offline via flyers, advertenties en brochures. Bij inschrijving voor één van onze activiteiten wordt gevraagd ons de toestemming te geven foto- en beeldmateriaal van het/de kind(eren) te mogen verzamelen en hiervoor eventueel te gebruiken.

We vragen altijd om uw toestemming om deze gegevens bij te houden en we kunnen u, op uw verzoek, uit onze marketinggegevensbank verwijderen.

Wat doen we met deze gegevens?

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. 

De gegevens die je ons geeft, kunnen wij enkel aan derde partijen verstrekken indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• Het organiseren van specifieke activiteiten met organisaties waarmee wij een overeenkomst hebben. Bijvoorbeeld voor workshops, kampverblijven, cursussen. Deze gegevens worden door hen enkel gebruikt voor hun interne werking en ter verantwoording naar de Vlaamse overheid toe in het kader van hun beheersovereenkomst en/of in het kader van de brandveiligheid. Hier worden enkel volgende gegevens doorgegeven: voornaam, familienaam, geboortedatum en postcode. 
• Top Vakantie geeft verder enkel persoonsgegevens vrij bij de verantwoording van de indicatoren opgenomen in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid, afdeling Jeugd. Hier worden volgende gegevens doorgegeven: voornaam, familienaam, geslacht, geboortedatum en postcode. 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen met wie we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Bovendien zullen wij persoonsgegevens slechts delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

Foto’s en beeldmateriaal worden, buiten het gebruik voor onze Top Vakantie-app, uitsluitend gebruikt om eventueel ons toekomstig of lopend aanbod te promoten online (website, social media en app) en offline via flyers, advertenties en brochures. Bij inschrijving voor één van onze activiteiten wordt gevraagd ons de toestemming te geven foto- en filmmateriaal van jouw kind(eren) te mogen verzamelen en hiervoor eventueel te mogen gebruiken. 

Gegevens verkregen via social media kunnen gebruikt worden in functie van bijvoorbeeld marketingcampagnes via social media.

Hoelang bewaren we deze persoonlijke gegevens?

Als algemene regel hanteren we dat de gegevens zolang in onze database bewaard worden als de database aankan. We plannen pas een grote opkuis als onze database zou lijden onder de hoeveelheid data. 

Verder doen we dat ook zolang we wettelijk verplicht zijn om sommige gegevens te bewaren. Zo moeten alle gegevens noodzakelijk voor de facturatie in onze boekhouding bijvoorbeeld wettelijk gezien minstens 7 jaar bijgehouden worden. Bij een geschil voor de rechtbank, een administratieve of arbitrageprocedure, is dat tot een definitieve uitspraak wordt gedaan in de context van deze procedure, tenzij we wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens langer te bewaren.

Medische gegevens worden beheerd door de klant zelf in zijn profiel en zijn altijd aanpasbaar. Deze gegevens zijn enkel relevant voor de duur van het kamp, maar blijven wel in het kindprofiel staan. Zo hoef je niet elke vakantie deze gegevens aan te passen.

Worden mijn gegevens op een veilige manier bewaard?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hanteren we een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen. 

Onze medewerkers zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Gegevens betreffende de medische fiches van deelnemers op onze kampen/cursussen zijn noodzakelijk op alle kamplocaties voor mocht zich een ongeval voordoen en één van onze begeleiders naar de dokter of spoed moet. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar voor de pedagogische medewerkers van Top Vakantie vzw en de kampverantwoordelijke en zorgverlener ter plaatse. De belangrijkste info over het kind, zoals allergie en medicatie, wordt door de kampverantwoordelijke of zorgverlener samengevat en bij aanvang van het kamp aan de kampbegeleiders gegeven. Enkel als naar de dokter moet worden gegaan en iemand anders dan de kampverantwoordelijke of zorgverlener het kind vergezelt, geeft de verantwoordelijke de nodige info vrij aan de begeleider die met het kind naar de dokter gaat.

Wat kan ik zelf doen met betrekking tot mijn gegevens?

1. Je kan op elk moment wijzigingen in je persoonsgegevens uitvoeren via jouw persoonlijk profiel op onze website of app. 
2. Je kan te allen tijde je persoonlijke gegevens inkijken en eventueel verbeteren. Je hebt bovendien het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou rechtstreeks aan een andere partij. 
3. Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers. 
4. Je hebt steeds het recht de toestemming met betrekking tot het verzamelen en verwerken van je gegevens in te trekken en ‘geanonimiseerd’ te worden. 

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren, door bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart mee te sturen of te laten antwoorden op enkele vragen met betrekking tot je persoonsgegevens.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je daarover meteen contact met ons op te nemen. 

Bovendien heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming. 

In de tweede plaats, indien je schade zou lijden, kan je daarnaast ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde burgerlijke rechtbank.

Disclaimer

Top Vakantie vzw besteedt veel aandacht en zorg aan haar website en streeft ernaar steeds zo actueel, begrijpelijk en nauwkeurig mogelijke informatie te verstrekken. Ondanks alle inspanningen kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet correct bijgewerkt is of wordt weergegeven.

Gebruik van de website en app

Vind je dat de informatie op de website of de app tekortkomingen vertoont (of ontvang je via onze informatiekanalen informatie die tekortkomingen vertoont), zal Top Vakantie vzw al het mogelijke doen om dat zo snel mogelijk recht te zetten. Je kan hiervoor contact opnemen met de verantwoordelijke Top Vakantie-medewerker. Wij streven ernaar om jouw melding zo snel mogelijk te behandelen en bezorgen je nadien ook een antwoord.

Top Vakantie vzw spant zich ook in om technische problemen zo veel mogelijk te voorkomen. Top Vakantie vzw kan echter niet garanderen dat de website en de app hiervan steeds volledig vrij zal zijn.

Hyperlinks en verwijzingen

Top Vakantie vzw beschikt niet over de technische of inhoudelijke controle of zeggenschap over hyperlinks naar websites die door derden worden beheerd en kan daarom geen enkele garantie bieden over de volledigheid of juistheid van de inhoud en over de beschikbaarheid van de websites en informatiebronnen.

Nog vragen of opmerkingen?

Top Vakantie vzw

Vleurgatsesteenweg 113, 1000 Brussel

Tel: 02 648 98 23
E-mail: info@topvakantie.be

RPR: 0417.241.639